ADJOINT EXECUTIF

L’ORGANISME

La Pépinière | Espaces Collectifs est un organisme à but non lucratif voué à développer des villes plus participatives. Né en 2014 d’une initiative citoyenne, l’organisme est aujourd’hui le chef de file du mouvement du « placemaking » au Québec, avec plus de 30 projets réalisés. Forte de son expertise, La Pépinière met en œuvre des programmes pour soutenir la démultiplication du nombre d’espaces collectifs et le nombre d’acteurs en capacité de les porter.

MANDAT

L’adjoint exécutif de La Pépinière a comme mandat de supporter la direction dans les tâches quotidiennes et d’assurer la bonne gestion tous les dossiers administratifs à ce qui attrait au bon fonctionnement des locaux et de l’organisme. 

RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant que bras droit auprès de la direction dans l’exécution des tâches quotidiennes et la coordination des agendas

  • Gérer l’ensemble du volet administratif relié aux locaux de l’organisme

  • Recevoir et trier les demandes externes et les acheminer vers à la bonne personne

  • Gérer les fournisseurs liés aux espaces de bureau

  • Rédiger des communiqués et memos interne

  • Maintenir à jour le système d’archivage des dossiers administratifs, papier et numérique, selon les procédures en place

  • Préparer les rencontres du conseil d’administration, y assister et rédiger les résolutions et les procès-verbaux

  • Assurer que l’équipement de bureau et les espaces de travail sont disponibles et fonctionnels en tout temps

  • Supporter l’acheteur majoritairement pour les services touchant les opérations administratives (internet, site web, cellulaire, assurances, encre, serveur, email, eau, café...)

  • Former les employés, au besoin, en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation des équipements disponibles dans les espaces de travail et gérer l’accès du personnel au bureau

  • Effectuer le support administratif dans différents volets pour les ressources humaines (affichage de poste, préparation de fiche d’embauche, etc.)

  • Rédiger des documents administratifs selon les demandes et aider au développement des gabarits

  • Gérer la liste de contact des employés, les créations de comptes selon les autorisations pour les différents fournisseurs

  • Effectuer les demandes de suivis de budgets de l’administration au besoin

  • Assurer la conformité de l’organisme et des administrateurs (Registre des Entreprise du Qc, assurances)

  • Monter les dossiers de réclamations en cas de vol ou incident et informer les assureurs des nouvelles activités et projets de l’organisation selon les clauses des contrats

  • Effectuer toutes autres tâches reliée au contexte de l’entreprise


QUALIFICATIONS

  • 5 années dans un poste similaire

  • Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente ou autre formation pertinente

  • Parfaite maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit, anglais avancé

  • Maîtrise/Connaissance de la Suite Google (drive, sheets, docs)

 

PROFIL RECHERCHÉ

  • Polyvalent avec un sens de l’initiative développé

  • Excellent sens de l’organisation, des priorités et un haut niveau de rigueur dans les suivis

  • Sens de la confidentialité essentiel et capacité de travailler sur plusieurs projets

  • Connaissance du fonctionnement des OBNL (atout)

  • Connaissance juridique pour contrats, etc. (atout)

 

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Poste permanent

  • Temps plein: 35 heures/semaine

  • Horaires de travail de jour, disponible de soir pour rencontres du conseil d’administration

  • Salaire horaire selon la grille salariale en vigueur

  • Lieu de l’emploi: Siège social de La Pépinière Espaces Collectifs

    Faites-nous parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en précisant le code de poste « ADJ-PEP1908 » à talents@pepiniere.co d’ici le 23 août 2019.

Nous vous remercions tous et toutes de votre intérêt pour le poste, toutefois seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.


L’utilisation du masculin a comme but unique d’alléger le texte.